Metodología GTD

Hace tiempo había leído en alguna revista un consejo que me pareció absurdo al principio pero que desde entonces he seguido a rajatabla y me ha ayudado mucho, por eso os lo voy a recomendar yo también.

Se trata de la Metodología Getting Things Done (para los amigos GTD y traducido algo así como Consigue hacer el trabajo):

GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que necesita hacer, y permitiéndole concentrarse en la realización de aquellas tareas.

La frase que me llamó la atención y que sigo a diario fue:

Si tienes una tarea pendiente y realizarla en este momento te supone menos de 2 minutos, hazlo.

Eso significa que si estás ocupado en el trabajo o en casa, tienes varias tareas pendientes y no sabes si te dará tiempo a hacerlo todo, si se te olvidará alguna, si no sabes por cual empezar, usando la regla de los 2 minutos te ayudará en muchos casos.

Tengo comprobado que esa tarea que ahora te costaría 2 minutos hacerla, si la dejas para luego te costará mucho más de 2 minutos poder acabarla. Te invito a que hagas la prueba, ya verás.

El método GTD lo sigo a mi manera, quiero decir que no me compré un libro y lo sigo como si fuera la Biblia, nada de eso. En realidad leí varias páginas en la wikipedia y me apliqué lo que más me llamó la atención (básicamente así hago con todo, prefiero tomar algunas ideas y luego desarrollarlo de forma autónoma).

Tengo un trabajo que no es demasiado estresante (por suerte) pero si conlleva seguir un orden muy preciso. Un error mío puede suponer tirar a la basura 100.000€ en una sóla semana, por eso utilizamos un software especial que nos ayuda a no dejarnos ningún paso por acabar (es lo que tiene trabajar en el sector químico, que si te saltas algo, la cagas).

Por eso me apliqué el método GTD para organizarme las tareas de la manera más óptima para mis necesidades. En parte porque tengo la memoria justa para echar el día, soy muy despistado (cuando quiero) y suelo olvidarme de muchas cosas habitualmente, pero en el trabajo no puedo fallar, así que utilizo técnicas como:

Archivar las tareas en 43 carpetas, 12 con los meses del año y 31 con los días del mes. En cada carpeta diaria pongo una nota con alguna tarea que tenga pendiente para ese día, cuando la acabe la guardo en la carpeta del mes actual, así la doy por acabada. Si tienes algo pendiente para un día determinado pues dejas la nota y así no lo olvidas. Lo único que tienes que recordar es mirar en la carpeta del día de hoy, dentro encontrarás todo lo que tienes para hacer.

Después suelo llevar siempre en el bolsillo de la bata una libreta de notas donde voy anotando todo lo que se me pasa por la cabeza, procurando siempre no llevar nada memorizado y dedicar todos los recursos en la tarea que estoy realizando en esos momentos.

Quizás te pueda parecer algo paranoico, demasiado minucioso, pero cuando tienes un trabajo multitarea (vamos, cualquiera que no sea funcionario sabe que se pueden hacer más dos cosas a la vez y no morir en el intento) necesitas organizarte de alguna manera.

Hay gente que se llena la pantalla del ordenador con post-it y luego no se acuerdan de quién era ese número de teléfono, a qué hora aquella reunión o donde estaba el archivo que te habían enviado de I+D.

Yo ya pasé esa época y ahora sigo este método, te puede servir tanto para el trabajo o para estudiar, sólo es cuestión de adaptarlo a tus necesidades.

Éste ha sido mi consejo de hoy, jejeje.