El que no haya tenido algún problema por no encontrar un papel que tenía guardado en algún rincón que levante la mano. Tengo especial mala suerte con este tema, he perdido de todo, desde el justificante de pago del título universitario, la factura de la tele cuando se me estropeó con menos de un año, hasta el recibo de haberle pagado las fotos al fotógrafo de bodas.

Pero veo que no es algo personal, pasa en muchas empresas. Por muy modernas que sean se sigue generando demasiado papel que luego se almacena y casi no sirve de nada porque no se tiene controlado. Súmale a eso que tengas una secretaria con el síndrome de diógenes y entonces si que ya no te sirve de nada archivar más y más papeles en un armario.

Me cuenta un amigo una anécdota de un presupuesto que no aparecía. El cliente se presentó con la copia del presupuesto pero nadie localizaba el original. No habría problema si no fuera porque el precio del presupuesto era demasiado bajo, no cuadraba con sus tarifas por mano de obra y costes añadidos. Pero el cliente se puso farruco y mi amigo acabó aceptando el presupuesto. A los pocos meses le cuenta un familiar que ha escuchado a un cliente presumir de cómo le coló un presupuesto falso a una empresa que no tenía el original, que lo lleva haciendo muchos años y que todo el mundo traga porque nadie usa copias digitales. He buscado información y he encontrado fácil más información sobre gestion documental en este enlace.

No entiendo todavía cómo las empresas siguen confiando en papeles guardados en cajones, que no tienen indexados y para colmo, se exponen a que por un accidente pierdan todos los originales. Bueno, no sólo empresas, hay Ayuntamientos que han perdido documentación fundamental en temas judiciales en incendios de dudoso origen.

En mi empresa hace años hicimos el cambio a digital, ya nadie usa papel para guardar documentos, todo se almacena en servidores con copia de seguridad diaria. Eso permite tener toda la documentación disponible en la red, en formatos no modificables como el pdf, que es lo que ya muchas auditoras te obligan a usar como estandar de calidad.

Si te ha pasado alguna vez lo mismo que a mi estoy seguro que aprendiste la lección, pero seguro que todavía no has tomado medidas para que no se repita.